Картридж: какой КОСГУ и КВР применять в 2026 году

Картридж для принтера — это материальный запас, поэтому его покупка проходит по статье КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов», а заправка, восстановление и ремонт картриджа — по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества». Код вида расходов в большинстве случаев 244, а у получателей средств федерального бюджета закупки для оргтехники обычно идут по 242 как расходы в сфере ИКТ. Главное, что изменилось: с 1 января 2026 года обязательной детализации статьи 340 на подстатьи 341–349 больше нет, то есть привычный код 346 стал необязательным.

Коротко: операция → КОСГУ → КВР

КВР: 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» либо 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий» — разбор ниже.

Покупка картриджей: почему 340, а не 346 и не 310

Картридж не становится основным средством независимо от цены: он не используется самостоятельно и расходуется в процессе печати. По п. 118 Инструкции № 157н запасные части и расходные материалы для ремонта и замены изношенных частей оборудования учитываются как материальные запасы — для картриджей это счёт 0 105 36 000 «Прочие материальные запасы — иное движимое имущество». Поэтому код 310 здесь не применяется в принципе. Подробнее о границе между запасами и основными средствами — в статье «Принтер — основное средство или материальные запасы».

Что поменялось в 2026 году. Приказ Минфина России от 29.08.2025 № 117н (зарегистрирован в Минюсте 02.10.2025) исключил с 1 января 2026 года обязательную детализацию статей 340 и 440 КОСГУ на подстатьи. Минфин подтвердил это письмом от 22.10.2025 № 02-01-06/102792: детализация не требуется, но учреждение вправе предусмотреть дополнительную аналитическую детализацию в учётной политике. На практике это значит:

• в 24–26 разрядах счёта вместо 0 105 36 346 указывается 0 105 36 340;
• если в учётной политике вы сохранили старую аналитику, 346 для картриджей остаётся корректным — это не ошибка;
• справочники в 1С и других программах нужно обновить, иначе расхождение полезет в отчётность.

Проверьте две вещи до первой закупки года: приказ об изменениях в учётной политике (сохраняете детализацию или нет) и таблицу соответствия КВР и КОСГУ, которую доводит ваш финорган или ГРБС. Коды в ней могут быть жёстче общих правил — спорить с проверкой потом дороже.

Заправка и восстановление: 225, а не 226

Самый частый спорный вопрос в кластере — «заправка картриджей КОСГУ 225 или 226». Ответ: 225. Логика такая: по п. 10.2.5 Порядка № 209н на подстатью 225 относят расходы по договорам на работы и услуги, направленные на поддержание и восстановление функциональных и пользовательских характеристик имущества. Заправка возвращает картриджу способность печатать, то есть поддерживает работоспособность оргтехники учреждения — значит, это содержание имущества.

Подстатья 226 «Прочие работы, услуги» (п. 10.2.6) — остаточная: на неё относят то, что не попало на подстатьи 221–225 и 227–229. Если расход уже подходит под 225, применять 226 нельзя. По той же причине по 225 проходят восстановление картриджа с заменой фотобарабана, ракеля и чистящего лезвия и ремонт самого принтера.

Важное исключение — обменный фонд. Если по договору подрядчик не заправляет ваши картриджи, а поставляет взамен сданных уже готовые, предмет договора — поставка товара, а не услуга. Тогда это закупка материальных запасов (340), и сдача своих картриджей оформляется отдельно. Схему со встречной передачей картриджей стоит согласовать заранее: такие договоры контролёры читают внимательно.

Что проверить в договоре и акте

Код выбирается не по названию расходника, а по предмету договора. Поэтому за минуту проверяется главное:

1. Формулировка предмета. «Услуги по заправке (восстановлению) картриджей» → 225. «Поставка картриджей» → 340. «Утилизация отходов» → 226. Смешанный договор лучше разбить на позиции, чтобы каждая однозначно легла на свой код.
2. Модели и количество в акте. В акте должны быть модели картриджей и количество, иначе расход не привязать к парку техники и к принтеру, из которого картридж вынули.
3. Внутренние номера. Если вы маркируете картриджи, просите подрядчика перечислять номера в акте — это закрывает вопрос «за что платили второй раз в этом месяце». Как это организовать, разобрано в статье «Учёт картриджей в организации».
4. Нет ли в акте запчастей отдельной строкой. Если подрядчик выделил стоимость фотобарабана как товар, появляется вторая позиция с другим кодом.

КВР 242 или 244

КВР определяется Порядком, утверждённым приказом Минфина России от 24.05.2022 № 82н. По элементу 242 отражаются расходы федерального бюджета и бюджетов государственных внебюджетных фондов РФ на мероприятия по созданию, развитию, эксплуатации и использованию информационно-коммуникационных технологий. Расходные материалы к оргтехнике и их заправка в эту логику попадают: для федеральных казённых учреждений и органов власти заправку картриджей и ремонт компьютерной техники относят на 242.

Региональные и местные бюджеты применяют 242, только если такое решение принял их финансовый орган. Если решения нет, а также по закупкам бюджетных и автономных учреждений за счёт субсидий применяется 244. Отсюда практическое правило:

• казённое учреждение федерального уровня — скорее всего 242 по обеим операциям (покупка и заправка);
• бюджетное или автономное учреждение, муниципальное учреждение — 244, если финорган не предписал иное;
• сомневаетесь — смотрите таблицу увязки КВР и КОСГУ своего финоргана, а при её молчании запрашивайте ГРБС письменно. Письменный ответ снимает ответственность с бухгалтера.

Утилизация картриджей

Отработанные картриджи — отход, а не мусор, и выбрасывать их в контейнер нельзя. Код зависит от предмета договора: «утилизация (обезвреживание, захоронение) отходов» — это 226, а вот договор на «вывоз и утилизацию оборудования» в составе содержания имущества может лечь на 225. Документы, лицензию подрядчика и формулировки для акта разбирали отдельно — «Утилизация оргтехники в организации». Списание самих картриджей с учёта — в статье «Списание картриджей».

Чем рискует учреждение при ошибке в коде

Неверный КВР контролёры вправе квалифицировать как нецелевое использование бюджетных средств. По ст. 15.14 КоАП РФ это штраф на должностное лицо от 20 000 до 50 000 рублей либо дисквалификация на срок от одного до трёх лет, на юридическое лицо — от 5 до 25 % суммы, использованной не по назначению. Ошибка в КОСГУ при верном КВР к нецелевому использованию обычно не приводит, но искажает отчётность, и её тоже придётся исправлять.

Самый надёжный способ не спорить с проверкой — заранее договориться с подрядчиком о формулировках. При обслуживании оргтехники по договору закреплённый инженер и сервис закрывают заправку, восстановление и ремонт разными актами с нужными формулировками и перечнем моделей, а в личном кабинете b2b.qwert.su остаётся парк техники и выгрузка выполненных работ в Excel — по ней видно, за что именно платили в этом месяце и каким кодом это закрывать.