Утилизация оргтехники в организации: документы, лицензия, ОКПД 2 и КОСГУ

Списанный принтер или МФУ нельзя вынести на мусорную площадку: по федеральному классификационному каталогу это отход IV класса опасности, и передать его можно только организации с лицензией на обращение с отходами I–IV классов (ст. 9 Федерального закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ). Своей лицензии компании при этом не нужно — хранение техники до вывоза считается накоплением, а накопление не лицензируется, если оно не дольше одиннадцати месяцев (ст. 1 того же закона). По итогам у вас должны остаться договор, акт приёма-передачи с перечнем аппаратов, акт об утилизации, копия лицензии подрядчика и расчёт содержания драгоценных металлов для бухгалтерии.

Почему старую технику нельзя просто выбросить

Как только комиссия подписала решение о списании, аппарат перестаёт быть основным средством и становится отходом с конкретным кодом по ФККО (приказ Росприроднадзора от 22.05.2017 № 242). Последняя цифра кода — класс опасности.

Из этого вытекают обязанности, о которых чаще всего забывают:

• паспорт отхода — его составляет та организация, у которой отход образуется, то есть вы, а не подрядчик (приказ Минприроды от 08.12.2020 № 1026; паспорта на отходы, включённые в ФККО, действуют бессрочно);
• журнал учёта отходов — вести обязаны все юридические лица и ИП (ст. 19 закона № 89-ФЗ, порядок — приказ Минприроды от 08.12.2020 № 1028);
• отчётность — субъекты малого и среднего предпринимательства представляют отчётность об образовании, утилизации, обезвреживании и размещении отходов в уведомительном порядке (п. 7 ст. 18 закона № 89-ФЗ); срок и формат лучше уточнить в своём территориальном управлении Росприроднадзора — по регионам он различается.

За несоблюдение требований при обращении с отходами ст. 8.2 КоАП РФ предусматривает для должностных лиц 10–30 тыс. рублей, для организаций — 100–250 тыс. рублей или приостановление деятельности до 90 суток; при повторном нарушении и при вреде окружающей среде суммы выше.

Что проверить самому до разговора с подрядчиком

Полчаса работы здесь экономят потом неделю переписки:

1. Собрать перечень — модель, серийный и инвентарный номер каждого аппарата. Акт приёма-передачи без серийников бесполезен: по нему не докажешь, что вывезли именно эту технику.
2. Отделить чужое. Арендованная, лизинговая техника и аппараты, переданные вместе с договором обслуживания, утилизации не подлежат — их возвращают владельцу.
3. Найти накопители. В офисных МФУ среднего и старшего класса стоит жёсткий диск или SSD, где остаются сканы документов, адресные книги, журналы заданий и факсов.
4. Проверить, точно ли техника «на выброс». «Не включается» — это ещё не основание для списания: нужно техническое заключение о состоянии, иначе проверяющие вправе спросить, почему исправный аппарат ушёл в лом. Порядок разобран в статье Списание оргтехники: акт технического состояния и порядок.
5. Проверить лицензию подрядчика в реестре лицензий (единый портал knd.gov.ru, раздел реестров, либо rpn.gov.ru/licensing) — по ОГРН или номеру лицензии. Смотреть не только факт её наличия: в приложении к лицензии перечислены виды деятельности (сбор, транспортирование, обработка, утилизация) и конкретные коды ФККО. Если нужного кода нет — на эти отходы лицензия не действует.

Не разбирайте технику сами, чтобы «сдать на металл» дороже. Тонер — мелкодисперсная пыль, которая при разборке поднимается в воздух и не удерживается бытовым пылесосом; узел закрепления после работы остаётся горячим; в блоке питания конденсаторы держат заряд и после отключения. Сжигать технику и картриджи нельзя: при горении пластика и тонера выделяются продукты разложения, а сам факт такого «способа утилизации» — отдельное нарушение.

Данные: что сделать до вывоза

Сброс к заводским настройкам не равен уничтожению данных: на диске остаются образы отсканированных документов. Если на носителе были персональные данные, их уничтожение подтверждается актом об уничтожении персональных данных, а при автоматизированной обработке — ещё и выгрузкой из журнала регистрации событий информационной системы (требования утверждены приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179, действуют с 01.03.2023).

Практичный вариант — снять накопитель перед вывозом и уничтожить его самостоятельно, зафиксировав это актом. Если снимать некому, потребуйте у подрядчика акт об уничтожении носителей информации: серьёзные компании оформляют его отдельным документом.

Драгметаллы: зачем бухгалтерии справка от переработчика

В платах, разъёмах и контактах оргтехники есть золото, серебро, палладий. Организация обязана вести их учёт по наименованию и массе в пересчёте на химически чистый металл — Инструкция, утверждённая приказом Минфина России от 09.12.2016 № 231н. Если пробу отобрать невозможно, при списании берут сведения о содержании драгметаллов из технической документации на аппарат (п. 22 Инструкции), а при передаче лома на переработку данные учёта сопоставляют с данными, которые вернул переработчик, и при расхождении корректируют (п. 25).

Отсюда и практическое требование к подрядчику: кроме акта об утилизации, он должен выдать расчёт содержания (извлечения) драгоценных металлов. Массу и наименование драгметаллов указывают в характеристике объекта в акте о списании — без этого документа бухгалтерия не закроет учёт.

Какие документы должны остаться у вас

ОКПД 2 и КОСГУ

Единого кода «утилизация оргтехники» в ОКПД 2 нет — код выбирают по предмету договора.

В учреждениях расходы на оплату услуг по утилизации компьютерной техники и оргтехники относят на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ по виду расходов 244 (п. 10.2.6 Порядка, утверждённого приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н). Если же вывоз и утилизация идут одним договором как работы по содержанию имущества, встречается применение подстатьи 225 (п. 10.2.5 того же Порядка) — спорный случай стоит закрепить в учётной политике или запросить разъяснение у финансового органа.

Когда вместо утилизации выгоднее ремонт

Самая частая ошибка — отправлять в лом аппарат, который встал из-за узла стоимостью в десятую часть его цены. Решение «ремонтировать или выводить» опирается на техническое заключение, а не на возраст техники: что чинят на месте, что в сервисе и когда ремонт уже не имеет смысла — в статье Ремонт принтеров для организаций. Отработанные картриджи — отдельная история со своими кодами и документами: Списание картриджей: акт, причины и порядок.

При обслуживании по договору такие вопросы разбирает закреплённый инженер: он даёт заключение о состоянии аппарата для комиссии, а перечень техники с моделями и серийными номерами — тот самый, который нужен для акта приёма-передачи, — выгружается из личного кабинета в Excel.