Учёт картриджей в организации: счёт учёта, журнал и заправка

Картриджи — это материальные запасы: в коммерческой организации они приходуются на счёт 10 «Материалы», в бюджетном учреждении — на счёт 0 105 36 000 «Прочие материальные запасы» с КОСГУ 346. Но бухгалтерский учёт отвечает только за деньги: он знает, что куплено сорок картриджей на такую-то сумму, и не знает, в каком принтере стоит каждый из них и сколько раз он уже заправлен. Поэтому в организации нужны два учёта сразу — бухгалтерский и количественный, «складской». Разбираем оба и то, что обычно теряется между ними.

Счёт учёта: коммерческая организация

Картридж — материал, а не основное средство: отдельно от принтера он не работает и в эксплуатации расходуется. В рабочем плане счетов его удобно вести на субсчёте 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» (План счетов, приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н), реже — на 10-1. При передаче в эксплуатацию стоимость уходит в расходы: Дт 26 или 44 — Кт 10.

Есть и более короткий путь. ФСБУ 5/2019 «Запасы» (приказ Минфина от 15.11.2019 № 180н) разрешает не применять стандарт к запасам для управленческих нужд: затраты признаются расходами того периода, в котором понесены, минуя счёт 10. Решение раскрывается в отчётности. Картриджи, бумага и канцтовары под это описание подходят.

У способа есть обратная сторона, о которой стоит знать именно тому, кто отвечает за технику: после такой проводки картриджи исчезают из бухгалтерских остатков. Формально всё верно, фактически — коробка с расходниками перестаёт быть чьей-то. Если выбран этот вариант, количественный учёт из необязательной «таблички админа» становится единственным местом, где картриджи вообще видны.

В налоговом учёте стоимость картриджей — материальные расходы на производственные и хозяйственные нужды (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ), заправка сторонним подрядчиком — работы и услуги производственного характера (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Счёт учёта и КОСГУ: бюджетное учреждение

Главная развилка здесь — 225 или 226. Заправка относится к работам по содержанию имущества: подстатья 225 по п. 10.2.5 Порядка применения КОСГУ (приказ Минфина от 29.11.2017 № 209н). Код 226 «Прочие работы, услуги» для заправки не подходит.

Выдачу со склада оформляют ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210, приказ № 52н), а при переходе на электронный документооборот — требованием-накладной (ф. 0510451, приказ Минфина от 15.04.2021 № 61н). Про акт списания, формулировки причин и утилизацию мы подробно писали отдельно: списание картриджей.

Форма М-4 больше не обязательна

В статьях, которые до сих пор висят в выдаче, приёмку картриджей предлагают оформлять приходным ордером по форме М-4 со ссылкой на п. 49 Методических указаний по учёту МПЗ. Эти указания (приказ Минфина от 28.12.2001 № 119н) утратили силу с 1 января 2021 года — их отменил тот же приказ № 180н, которым введён ФСБУ 5/2019.

Сейчас формы первичных документов утверждает руководитель по представлению того, кто ведёт учёт (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). М-4, М-11 и М-17 можно оставить как основу — многие так и делают, потому что формы привычные, — но можно и заменить своими, добавив в них поля, которых в старых бланках нет: модель картриджа и внутренний номер.

Количественный учёт: что писать в журнал

Журнал учёта картриджей решает одну задачу: сделать одинаковые чёрные коробки различимыми. Пока у картриджа нет номера, невозможно ни понять, сколько раз его заправляли, ни доказать, что подрядчик вернул ваш, а не чужой.

Приём простой: при приёмке на каждый картридж наклеивается или наносится маркером внутренний номер, и дальше весь учёт идёт по нему.

Последнее поле — самое недооценённое. Разница показаний счётчика между двумя заменами и есть фактический ресурс конкретного картриджа; без неё разговор «картриджи кончаются слишком быстро» остаётся на уровне ощущений. Что сравнивать с заявленной цифрой на коробке — в статье про ресурс картриджа.

Учёт заправки: оборотный фонд и чужие акты

Заправка — услуга, сам картридж при этом остаётся вашим имуществом и с учёта не списывается. Отсюда два практических следствия.

Первое: в акте подрядчика должны стоять модели и количество, а по возможности — ваши внутренние номера. Акт «заправка картриджей, 12 шт.» принимается к учёту, но проверить по нему ничего нельзя.

Второе: схема «сняли пустой — отправили — ждём» останавливает печать на срок доставки. Нужен подменный фонд: хотя бы один заправленный картридж на каждую используемую модель, а на ключевых принтерах — больше. В журнале такой картридж живёт со статусом «на складе», и именно эта позиция чаще всего пропадает из учёта первой.

Пустые картриджи храните в заводском пакете и вертикально, бункер не вскрывайте. Тонер — мелкодисперсная пыль: просыпанный, он не убирается обычным пылесосом и разносится по кабинету. Это не вопрос аккуратности — это вопрос того, чем потом дышат сотрудники.

Инвентаризация

Порядок инвентаризации с 1 апреля 2025 года определяет ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина от 13.01.2023 № 4н); Методические указания 1995 года (приказ № 49) с этой даты не действуют. Сроки, случаи и состав комиссии закрепляются в учётной политике.

Если картриджи списываются в расходы сразу при покупке, в учётной политике стоит отдельно прописать порядок контроля их сохранности — иначе получается имущество, за которое формально никто не отвечает, а фактически оно есть и стоит денег.

Чем вести: таблица, 1С или программа

Выбор зависит не от бюджета, а от размера парка:

• до 15–20 принтеров — хватит таблицы в Excel или Google Таблицах, если за ней следит один человек. Слабое место — отсутствие истории: кто и что поменял, восстановить нельзя;
• 1С — картриджи ведутся номенклатурой с партиями или серийными номерами; плюс в том, что бухгалтерский и количественный учёт живут в одной базе, минус — настройку нужно заказывать;
• специализированные программы учёта IT-парка — оправданы при большом парке и нескольких офисах, где нужны заявки, история по каждой единице техники и отчёты по филиалам.

Инструмент при этом вторичен. Учёт ломается не потому, что таблица «неправильная», а потому что у картриджей нет номеров и нет одного ответственного за выдачу. Когда есть и то и другое, работает даже лист в Excel.

Отдельная модель учёта — когда расходники вообще перестают быть вашим имуществом и вы платите за отпечатанные страницы: как это считается, разобрано в статье про аутсорсинг печати.

При обслуживании по договору закреплённый инженер ведёт парк техники вместе с вами: в личном кабинете видно, какая техника где стоит, какие заявки по ней были и какие счета закрыты, а выгрузка в Excel даёт бухгалтерии готовую расшифровку к акту. Картриджи при этом остаются в вашем учёте — просто перестают теряться между складом и принтером.