Адресная книга Kyocera: как добавить адресата и навести в ней порядок

Адресная книга Kyocera — это список получателей, которым аппарат умеет отправлять скан: адреса электронной почты, сетевые папки (SMB), папки на FTP и номера факса. Пока адресата в ней нет, на панели нечего нажать, и сканирование «в сеть» не работает. Быстрее всего завести адресата в веб-интерфейсе аппарата: открыть в браузере его IP-адрес, войти как Admin и перейти в «Адресная книга» → «Адресная книга аппарата» → «Добавить». На самом аппарате то же делается с панели: «Системное меню/Счётчик» → «Адресная книга/Однокасание» → «Адресная книга» → «Меню» → «Добавить адрес» → «Контакт».

Контакт, группа, клавиша однокасания — что выбрать

В адресной книге Kyocera три вида записей, и они решают разные задачи:

Ограничения зависят от модели. У ECOSYS M2040dn и M6530cdn — до 200 контактов, имя адресата до 32 символов, адрес электронной почты до 128 символов. У аппаратов старше, например TASKalfa 3500i, — до 2000 контактов и до 500 групп. Если на аппарате включено управление пользователями, редактировать адресную книгу можно только под администратором.

Как добавить адресата через веб-интерфейс

Через браузер это делается быстрее и без мучений с вводом текста стрелками на панели.

1. Откройте http://IP-адрес-аппарата и войдите (по умолчанию логин Admin).
2. «Адресная книга» → «Адресная книга аппарата» → «Добавить».
3. Заполните «Номер» (о нём ниже) и «Имя» — это то, что сотрудники увидят на экране. Называйте по делу: «Бухгалтерия — папка», а не «scan1».
4. Заполните нужный блок:
   • E-mail — один адрес получателя;
   • SMB — имя хоста (IP компьютера или сервера), порт 445, путь (имя общей папки), имя пользователя и пароль Windows;
   • FTP — то же для FTP-сервера.
5. Нажмите «Тест» — аппарат проверит, достучится ли он до папки с этими данными. Потом «Отправить» (Submit).

Кнопка «Тест» экономит больше всего времени: она сразу отделяет опечатку в пути от проблем с правами и сетью. Что именно писать в полях папки и какие права нужны учётной записи, подробно разобрано в статье Kyocera: сканирование в папку — настройка SMB и частые ошибки; если веб-интерфейс не открывается или не принимает пароль — Kyocera Command Center RX: вход и полезные настройки.

На панели путь к адресной книге зависит от модели и прошивки: у ECOSYS M2540dn и M2735dn это «Адресная книга/Однокасание», у M6530cdn — «Изменить адресата». Содержимое одинаковое, различается только название пункта.

Номер адреса и порядок записей в списке

Это та самая «очерёдность», из-за которой пользователи не находят нужного адресата. У каждой записи есть номер адреса, он уникален: повторите чужой номер — аппарат выдаст ошибку. Если оставить 0000, Kyocera сама присвоит наименьший свободный номер — именно так адресаты и выстраиваются в случайном порядке по мере добавления.

Порядок отображения задаётся отдельно: «Системное меню/Счётчик» → «Адресная книга/Однокасание» → «Настройки адр. книги». Там:

• «Сортировка» — по имени или по номеру;
• «Сужение» — по какому полю работает быстрый поиск;
• «Адресная книга по умолчанию» — какая книга открывается первой, аппарата или внешняя (LDAP).

Практический приём для офиса: сортировка по номеру плюс нумерация блоками — 1–99 общие адресаты, 100–199 бухгалтерия, 200–299 отделы. Тогда новый контакт не падает в хвост и не перемешивает список. Если сортируете по имени, ту же роль играет префикс в названии: «Бух — склад», «Бух — касса».

Проверить, что получилось, можно не глядя в экран: «Адресная книга/Однокасание» → «Печать списка» распечатает всех адресатов — по алфавиту или по номерам. Этот же лист удобно держать как бумажную копию перед любыми работами с аппаратом.

Клавиши однокасания

Клавиша однокасания — ссылка на уже существующий контакт или группу, а не отдельная запись. При создании задаётся имя клавиши и её номер (на разных моделях диапазон свой, в утилите Kyocera Net Viewer — от 1 до 1000); выбор «Авто» присваивает следующий свободный номер. Функция есть не на всех аппаратах.

Перенос адресной книги на другой аппарат и резервная копия

Command Center RX редактирует адресную книгу по одной записи — массовых операций в нём нет. Для переноса и бэкапа используется бесплатная утилита KYOCERA Net Viewer: в разделе Device → Address book есть Export — контакты, группы и список клавиш однокасания выгружаются в файл .csv или .xml. Выгруженный файл затем загружается в другие аппараты через функцию Multi-Set (групповая настройка устройств). Там же работают «Копировать/Вставить» для отдельных контактов и групп.

Пароль учётной записи, записанный в адресате SMB, хранится внутри аппарата. Заводите для сканирования отдельную служебную учётку с правом записи только в папку сканов — не доменного администратора и не живого сотрудника, у которого пароль меняется по политике. Перед сдачей, продажей или передачей аппарата адресную книгу обязательно чистите: вместе с ней уезжают адреса, пути к папкам и логины.

Делайте выгрузку перед заменой аппарата и перед полным сбросом настроек: сброс к заводским стирает адресную книгу целиком, восстановить её из аппарата потом нельзя.

Внешняя адресная книга LDAP

Если в компании есть Active Directory, адреса сотрудников можно не дублировать в аппарате, а брать из домена. В Command Center RX это раздел «Адресная книга» → «Настройки внешней адресной книги». Перед этим протокол LDAP должен быть включён в «Настройки сети → Протокол», порт по умолчанию — 389 (для LDAP over SSL используется 636). Дальше указываются имя или IP сервера LDAP, база поиска (например, OU=Users,DC=company,DC=local), учётная запись для подключения и тип аутентификации.

Две вещи, о которых чаще всего забывают: внешняя книга доступна только пока жив контроллер домена и верно идёт время на аппарате, а правки в неё с панели не сохраняются — это чтение из AD. Папки сканирования в LDAP не лежат, поэтому «папочные» адресаты всё равно остаются в книге аппарата.

Если адресат заведён, а скан не уходит

Значит, дело уже не в адресной книге: аппарат отсканировал, но не смог отдать файл. Код на экране подскажет направление — 11xx относится к папкам SMB/FTP, 31xx к почте. Разбор по группам кодов — в статье Kyocera: ошибка сканирования — коды 1101, 1102, 2101. Типовая причина в офисе — смена пароля у той самой учётной записи, которая прописана в адресате.

Адресная книга — та настройка, которую имеет смысл один раз собрать правильно и хранить выгрузку. У клиентов на обслуживании по договору такие вещи ведёт закреплённый инженер: он держит актуальный .csv с адресатами и восстанавливает книгу после замены или ремонта аппарата, не собирая её заново руками.