Срок службы принтера и МФУ: когда ремонтировать, а когда менять

Срок службы принтера измеряется не годами, а страницами: аппарат изнашивается от пробега, а не от календаря. Поэтому один и тот же офисный лазерник у одного заказчика работает восемь лет, а у другого рассыпается за два — разница только в нагрузке. Чтобы решить, ремонтировать или менять, нужно знать три числа: сколько страниц аппарат уже напечатал, какую месячную нагрузку заложил производитель и какой ресурс у узла, который сломался.

И сразу про частый случай: если на экране или в Status Monitor появилось сообщение «Срок службы впитывающей чернила подкладки принтера заканчивается», то к износу принтера это отношения не имеет — так Epson сообщает о заполнении впитывающей прокладки (памперса). Разбор — в конце статьи.

«Срок службы» — это три разных срока

Их постоянно путают, а решения из них следуют противоположные.

Отсюда главное: аппарат может быть полностью самортизирован в учёте и при этом иметь половину ресурса, а может числиться новым и уже выработать печку. Бухгалтерский срок и технический ресурс между собой не связаны.

Два числа из спецификации, которые всё решают

У офисной техники производитель указывает не одну, а две цифры месячной нагрузки, и путаница между ними — главная причина преждевременного износа.

• Максимальная нагрузка (duty cycle) — предел, который аппарат способен выдать за месяц. HP прямо пишет, что это величина для сравнения моделей между собой, а не рабочий режим.
• Рекомендуемый месячный объём — диапазон, в котором аппарат следует эксплуатировать, чтобы выдержать заявленный срок службы и интервалы замены расходников.

Разрыв между ними десятикратный. У HP LaserJet Pro M404dn максимальная нагрузка — до 80 000 страниц в месяц, а рекомендуемый объём — от 750 до 4 000 страниц. То есть аппарат, который «печатает 80 тысяч», рассчитан на 4 тысячи.

Практический вывод простой. Посмотрите фактический месячный пробег по счётчику и сравните с рекомендуемым диапазоном для вашей модели. Если офис печатает 8–10 тысяч страниц в месяц на аппарате с рекомендуемыми 4 тысячами, то частые замятия, износ роликов и «умершая» через два года печка — не брак и не плохой сервис, а закономерность. Такой аппарат не нужно ремонтировать лучше — его нужно заменить на модель классом выше или разгрузить вторым устройством.

Изнашивается не принтер, а узлы с известным ресурсом

Лазерный аппарат не умирает целиком. У него последовательно вырабатываются узлы, и ресурс каждого известен заранее — это и делает ремонт предсказуемым, а не лотереей.

Ресурс заявляется в страницах и годах одновременно, по тому, что наступит раньше. Kyocera, например, распространяет гарантию на фотобарабан и девелопер ECOSYS M2040dn на 3 года или максимум 100 000 страниц — в зависимости от того, что произойдёт раньше, при гарантии на само устройство 2 года. Для расходных узлов крупных моделей ресурс комплекта обслуживания измеряется сотнями тысяч страниц — точная цифра есть в спецификации конкретной модели.

Подробно про износ печки — в статье Термоплёнка принтера: признаки износа и когда менять.

Что проверить самому за десять минут

Прежде чем решать судьбу аппарата, соберите данные — без них решение будет на ощупь.

1. Снимите счётчик отпечатков. Отчёт о конфигурации или страница статуса печатается из меню аппарата; у сетевых моделей те же данные видны в веб-интерфейсе по IP-адресу принтера. Это и есть реальный пробег.
2. Найдите рекомендуемый месячный объём для своей модели на сайте производителя и сравните со фактической нагрузкой за месяц.
3. Поднимите историю ремонтов за год. Три разных узла за год — это конец ресурса механики, а не три случайные поломки.
4. Проверьте, есть ли запчасти и драйверы. Если под текущую версию Windows или Linux драйвера нет, а узлы в продаже только «б/у с разбора» — вопрос о ремонте закрывается сам.

Если открываете аппарат: печка после работы горячая — дайте ей остыть; фотобарабан нельзя трогать руками и держать на свету; тонер — мелкая пыль, его не собирают пылесосом и не сдувают; работать с открытыми крышками при включённом питании нельзя. Всё, что требует снятия корпуса и разборки узлов, — работа для инженера.

Когда ремонтировать, а когда менять

Честно о главном: универсального «ремонтировать, если дешевле половины нового» не существует. У аппарата с пробегом 300 тысяч страниц дешёвый ремонт одного узла почти наверняка сменится следующим через месяц, а у малонагруженного аппарата оправдан и дорогой ремонт. Решает пробег относительно ресурса, а не доля от цены.

Что делать с конкретной поломкой и какие работы вообще выполняются на месте, разобрано в статье Ремонт принтеров для организаций.

Как оформить в учёте

• СПИ организация определяет сама — исходя из ожидаемого периода эксплуатации, физического износа при планируемой нагрузке, морального устаревания и планов по замене (п. 9 ФСБУ 6/2020). Элементы амортизации проверяются в конце каждого года и при обстоятельствах, которые на них влияют (п. 37 ФСБУ 6/2020), — то есть резко выросшая нагрузка на парк это законный повод пересмотреть СПИ.
• Ремонт не продлевает СПИ сам по себе и не увеличивает стоимость объекта: расходы на ремонт основных средств признаются прочими расходами в том периоде, когда ремонт сделан, в размере фактических затрат (ст. 260 НК РФ).
• Крупное периодическое обслуживание с частотой более 12 месяцев, существенное по сумме, по п. 10 ФСБУ 6/2020 признаётся отдельным инвентарным объектом со своим СПИ — обычно до следующего такого обслуживания. Порог существенности закрепляется в учётной политике.
• Списание оформляется при прекращении признания объекта (раздел VI ФСБУ 6/2020). Форма ОС-4 необязательна с 2013 года — можно использовать свою форму акта, если в ней есть обязательные реквизиты первичного документа; конкретный набор документов смотрите в своей учётной политике.
• Гарантия для организации — это договор поставки и ГК РФ, а не закон «О защите прав потребителей»: он к юридическим лицам не применяется. Если гарантийный срок договором не установлен, недостатки можно предъявить в разумный срок в пределах двух лет со дня передачи товара (п. 2 ст. 477 ГК РФ).

Какой код ОКОФ и амортизационную группу поставить принтеру — в статье Принтер и МФУ: амортизационная группа и код ОКОФ.

«Срок службы впитывающей чернила подкладки заканчивается» — что это

Это сообщение струйных Epson, и оно не про возраст аппарата. Внутри принтера есть впитывающая прокладка, куда уходят чернила при прочистках головки и печати без полей. Принтер считает объём прокачанных чернил, и по достижении порога сначала предупреждает, а затем останавливает печать. Официальная инструкция Epson однозначна: при таком сообщении нужно обратиться в сервисный центр для замены прокладки, а когда она заполнена, принтер прекращает печать и без обслуживания печатать не будет.

Что важно для организации: у части моделей отработка собирается в сменный контейнер обслуживания, который меняется как расходник, у остальных прокладка меняется только при разборке в сервисе — смотрите руководство на свою модель. Обнуление счётчика сервисной утилитой снимает блокировку, но не вынимает чернила: если прокладка физически насыщена, отработка пойдёт на стол и внутрь аппарата. Поэтому счётчик сбрасывают только вместе с заменой или промывкой прокладки.

Вывод по теме целиком: срок службы — управляемая величина. Аппарат, который держат в рекомендуемом диапазоне нагрузки и у которого вовремя меняют расходные узлы, переживает два-три «сгоревших» от перегрузки. При обслуживании по договору такие случаи разбирает закреплённый инженер: он видит историю ремонтов и пробег по каждому аппарату парка, поэтому отвечает не «давайте менять», а «у этого узел по ресурсу, у этого пора планировать замену». В личном кабинете b2b.qwert.su парк техники и история работ видны вам самим, а цену работ согласовывают до их начала.